総合事務職の業務は書類の作成や役所への報告、備品管理、他部署のフォローといった地味な作業が多い。
しかしその一方で、受付に立ち、お客様を迎え、代表電話に出る 一番目立つ職種 でもある。採用活動時には大学関係者、学生と顔を合わせることも多い。
業務を円滑に進める裏方であるのと同時に、会社の印象を決める「顔」として、表舞台での主演も務めるのである。
総合事務職は全社員の顔や名前、所属部署について熟知している。 そして同時に、全社員からも最も認知されているのである。 500人も社員がいれば、お互い顔を合わせたことがない相手も出てくる。 しかし、総合事務職と面識のない社員はいないのだ。
総合事務職は様々な業務の連絡役、調整役を担う。 外出の多い部署にとっては情報の中継地点であり、会社全体の情報が集積するポジションでもある。 そのため部署内での情報の共有は非常に重要であり、同時に情報管理面での高いモラルが必要とされる。
まず最初の仕事は社員の名前と顔、所属部署を覚えることから始まります。 二年目以降は新入社員のための様々な業務を担当するので、自然とお互いの面識が深まります。 恐らく皆さんも最初に覚えるのは総合事務職の面々でしょう。 一通りの業務を身に付けた後、それぞれ専門的な分野の知識を深めていきます。 支店担当は支店の事務業務を全て管理するため、幅広い経験と知識が必要です。 部門担当は住宅事業部や不動産部、工務部など、専門性の高い業務を行うため、その業種に特化した知識と資格が必要になります。
キャリア全般を通じて行う「総務の基本」。 言葉づかいや立ち振る舞いの一つ一つが全て平成建設のイメージに繋がる。 カウンターは常に人の目に晒されているため、心地よい緊張感が漂っている。
毎日会社に届く各種書類の仕分けから、契約書や見積書のような重要書類の作成、果ては検算まで、紙に触れる仕事も多い。 書類の分類・配布は主に新人の仕事。各部署を回りながら社員の名前と顔を覚える仕事。
社員一人一人の制服や作業着、各部署の備品の発注・管理を行う。新入社員が入社する４月前は、合わせて寮の手配もするので非常に忙しい。
建築につきものの火災保険の見積もり・説明・契約も総務の仕事。 保険に特化した業務を行う者は、損害保険の募集人資格を取得する。
労務とは社員の給与や健康を預かる重要な仕事。 労働局や労働基準監督署に提出する書類を作成し、必要があれば各部署に労働環境の改善について提案を行う。
インターンシップ、会社説明会、一次選考会の企画出しから運営全般に関わる。 応募者の情報管理や社内外への日程調整・諸連絡も行う。 教育機関にとって、採用担当者は「会社の顔」である。
受付は多くのお客様と接する場所です。
特に新人のうちは来客対応・電話対応が第一優先でしなければならないお仕事なので、入社までに言葉遣い（敬語）や社会人としてのマナーを人よりも多く身に付けておくと、入社してからスムーズに仕事を始めることができると思います。
総務部 総務課 富田杏奈
